Si compras a proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente, seguramente ya te has preguntado qué es un documento soporte y cómo asegurarte de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales lo acepte sin inconvenientes.
Un dato mal registrado o un consecutivo incorrecto puede afectar tus deducciones, generar rechazos y complicar cualquier revisión tributaria.
Entender para qué sirve, cuándo se debe emitir y cuáles son los requisitos vigentes te permitirá trabajar con seguridad y mantener tus operaciones en orden.
¿Qué es un documento de soporte?
El documento soporte es el comprobante que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios a un proveedor no obligado a expedir factura electrónica.
Según la normativa vigente definida por la DIAN en la Resolución 000165 de 2023, este documento respalda la transacción y permite sustentar costos, gastos o impuestos descontables en la declaración de renta. Funciona como el soporte tributario oficial cuando la operación no cuenta con factura electrónica ni documento equivalente.
Además, ayuda a ordenar la clasificación de los distintos documentos soportes, diferenciando lo que corresponde a quien compra y lo que debe emitir quien vende según su obligación de facturar.
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¿Para qué sirve y cuándo se debe emitir?
Su propósito es garantizar que una compra realizada a un proveedor no obligado a facturar quede correctamente respaldada ante la DIAN.
Debe emitirse cuando:
- El proveedor no emite factura electrónica
- No entrega documento equivalente
- No cuenta con facturación de talonario autorizada.
Emitirlo te permite deducir costos y gastos, asegurar trazabilidad y cumplir con los lineamientos tributarios aplicables a cada transacción.
Profundiza en: Qué es y para qué sirve la facturación electrónica
Requisitos exigidos por la DIAN
La resolución 000165 de 2023 establece los elementos esenciales que debe incluir un documento soporte para que sea válido:
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- Denominación expresa como Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura de venta
- Fecha real de la operación
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- Datos del vendedor y comprador (nombre o razón social y NIT)
- Identificación válida para proveedores no residentes
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN, incluyendo número, rango y vigencia
- Descripción detallada del bien o del servicio adquirido
- Valor total de la operación.
Cumplir con estos puntos es clave para que el documento sea aceptado como soporte tributario.
Clasificación de los distintos documentos soportes
Para evitar errores, es importante entender el rol de cada parte según su obligación de facturar:
Cuando el proveedor NO está obligado a facturar
- Quién compra: genera el documento soporte
- Quién vende: entrega el bien o servicio sin emitir factura electrónica.
Cuando el proveedor SÍ está obligado a facturar
-
- El comprador recibe una factura electrónica validada por la DIAN
- No corresponde emitir documento soporte.
¿Cómo generar un documento soporte electrónico correctamente?
Generarlo de forma correcta ayuda a evitar inconsistencias y garantizar cumplimiento.
Este es el paso a paso:
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- Registra los datos del proveedor tal como figuran en su identificación
- Describe con claridad el bien o servicio adquirido
- Incluye la fecha real de la operación y el valor total
- Firma digitalmente el documento
- Transmítelo electrónicamente siguiendo el estándar definido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
- Conserva el documento validado como respaldo tributario.
Usar una solución tecnológica autorizada evita errores comunes y facilita mantener la información organizada.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un documento soporte electrónico?
Es la versión digital del documento soporte, generado, firmado y transmitido electrónicamente según los lineamientos de la DIAN.
¿Qué documentos soportes existen según quién compra o vende?
Si el proveedor no está obligado a facturar, el comprador genera el documento soporte. En cambio, si está obligado, el soporte válido es la factura electrónica.
¿Cuál es el propósito del documento soporte?
Garantizar la legalidad de las compras a no facturadores. Su emisión es indispensable para que el comprador pueda deducir costos y cumplir los requisitos tributarios de la DIAN.
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