Para empezar, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió el 31 de enero de 2024 la Resolución 000008, que establece la obligatoriedad de convertir ciertos documentos en Documentos Electrónicos con Sistema POS a partir del 1 de agosto de 2024. Como consecuencia, esta medida tendrá un impacto significativo en la gestión tributaria y administrativa en Colombia.
A continuación, Sovos Saphety Colombia presenta un análisis detallado sobre cada documento. Además, se explicará cómo deben enviarse por correo electrónico y los beneficios de esta transformación obligatoria de la DIAN hacia Documentos Electrónicos.
Al igual que la obligatoriedad del 01 de julio del 2024 ,en esta ocasión, te hablaremos de los tipos de documentos exigidos por la DIAN que deberán ser electrónicos.
¿Qué documentos deberán ser electrónicos este 1 de agosto del 2024?
- Facturas de servicios públicos domiciliarios: Las empresas prestadoras de servicios de agua, energía y gas deberán generar y enviar Documentos Electrónicos. Por lo general, este proceso no solo moderniza la emisión y gestión de estas facturas, sino que también asegura su validez fiscal con la DIAN.
- Tiquetes de transporte de pasajeros: Las empresas de transporte terrestre y aéreo deberán implementar la emisión de tiquetes electrónicos. Asimismo, estos tiquetes deberán ser generados y validados en tiempo real. Por lo tanto, se simplifica la experiencia con la DIAN.
- Extractos bancarios: Las entidades financieras estarán obligadas a generar y transmitir extractos bancarios en Documentos Electrónicos. No obstante, estos extractos deben ser enviados a los clientes de manera segura e incluir información detallada sobre las transacciones.
Beneficios de los Documentos Electrónicos con Sistema POS
Además, la transformación digital de Documentos Electrónicos ofrece los siguientes beneficios con la obligatoriedad de la DIAN:
- Mayor transparencia y seguridad: La digitalización asegura la integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo el riesgo de fraude y errores. Como resultado, se mantiene la confianza del consumidor y se cumple con los requisitos de la DIAN.
- Eficiencia administrativa: La gestión de Documentos Electrónicos simplifica los procesos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna. Por lo general, esto permite a las empresas dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
- Reducción de costos operativos: Debido a la inversión inicial, a largo plazo, la digitalización puede disminuir gastos relacionados con el manejo y almacenamiento de documentos físicos. Asimismo, se reducirán costos por errores con la DIAN.
- Cumplimiento normativo: Las empresas que se adaptan a esta nueva obligatoriedad de Documentos Electrónicos evitarán multas y protegerán su estabilidad financiera y reputación. Además, tendrán acceso a incentivos ofrecidos por la DIAN.
Instrucciones para el envío seguro de documentos electrónicos
Por lo general, sigue estas instrucciones para el envió y la obligatoriedad de Documentos Electrónicos:
- Adjunta correctamente: Asegúrate de que los archivos sean los correctos, en el formato adecuado y libres de malware. Sin embargo, se recomienda utilizar formatos estándar como PDF.
- Asunto informativo: Indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan documentos importantes. Por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
- Explicación contextual: Proporciona una breve descripción del contenido de los documentos adjuntos. Por lo tanto, explica su relevancia y cómo beneficiarán al destinatario.
- Firma profesional: Incluye siempre una firma profesional con tu nombre completo, cargo y datos de contacto. Como resultado, esto brinda credibilidad y facilita futuras comunicaciones.
En resumen, Infórmate y prepárate. Visita el sitio web de la DIAN para conocer todos los detalles sobre la obligatoriedad de los Documentos Electrónicos y su impacto en tu negocio aquí.
