De acuerdo a la DIAN, el proceso de facturar electrónicamente no es sólo un proceso contable en el que se llevan de manera correcta los ingresos y los gastos de una compañía, es mucho más que eso. Según la entidad, es un proceso integral donde convergen las tres grandes áreas de toda la empresa, áreas administrativas, operativas y estratégicas, pero, sobre todo, apalancado por la tecnología. Es por esto, que la DIAN ha diseñado un sistema vanguardista y que genera cambios disruptivos en la manera de procesar, almacenar y transmitir la información.
Anteriormente, se transmitían a través de archivos Excel o archivos planos, mediante un proceso manual que se ejecutaba con una frecuencia muy amplia, en un período de tiempo muy largo, casi anual. Sin embargo, en las relaciones comerciales del siglo XXI este proceso es obsoleto y poco eficiente, motivo por el cual, se ha definido un sistema con unos formatos, protocolos y mecanismos que deben ser implementados con el fin de manejar las relaciones comerciales de manera, ágil, segura y eficiente.
El cumplimiento de todos estos protocolos, mecanismos y formatos definidos, no deben ser un dolor de cabeza para la empresa, por el contrario, se debe contar con un proceso simple y transparente que permita cumplir los requisitos tributarios como los procesos misionales de la empresa. Ese proceso es lo que a nivel de negocio se conoce como Integración, es decir, tener la capacidad de unir dos mundos; en este caso el empresarial y el tributario, a través de un puente tecnológico que brinde beneficios para ambas partes.
Este tipo de integraciones se pueden encontrar en el mercado de múltiples maneras, hay proveedores que ofrecen una integración a través de archivos planos, lo cual es poco eficiente, poco seguro y sobre todo no alineado a los requerimientos de las relaciones comerciales del siglo XXI; en las que se necesita confiabilidad, seguridad y facilidad todo al mismo tiempo.
Por otro Lado, existen las integraciones a través de servicios, estas integraciones permiten conocer los resultados de manera inmediata y le brindan a la empresa, seguridad, facilidad y confiabilidad al mismo tiempo; en vez de utilizar cartas, estaríamos haciendo llamadas por teléfono; la otra persona escucha en tiempo real lo que tú estás diciendo, y te puede contestar para que entre los dos puedan tomar decisiones inmediatas.
Estas últimas integraciones a través de servicios son las que la DIAN y las plataformas tecnológicas están implementando actualmente. Sin embargo, al igual que existen muchos tipos de teléfonos, inalámbricos sobre internet, por cable de cobre, etc. Existen muchas integraciones por servicio, así que es muy importante seleccionar la que tenga como mínimo las siguientes características:
- Utilizan servicios de Tipo RESTfull o mejor conocidos como servicios REST: este tipo de servicios permiten que puedan ser consumidos por cualquier lenguaje de programación (ERP), y desde cualquier sistema operativo; esto reduce el costo de inversión, por el que no debes modificar la infraestructura actual, y además permite una mayor velocidad de implementación, ya que no debes cambiar lo que ya se tiene.
- Utilizan formatos de transmisión “ligeros”: cada vez que se transmite información, esta viaja en forma de paquetes por los canales de internet, mientras más pesado el paquete más se demorará en llegar a su destino, y para lograr una velocidad mayor, necesitamos que esos paquetes sean ligeros. Es por eso que los formatos de transmisión deben ser “lenguajes” ligeros de transmisión, como lo son los formatos JSON. Esto reduce el consumo de “internet” y lograra una mayor velocidad de procesamiento, es decir, transmitir más documentos en menos tiempo.
- Multiprocesamiento: así como las empresas que actualmente tienen la capacidad de recibir múltiples pedidos de compra en un mismo tiempo, es importante que las integraciones permitan enviar múltiples mensajes al mismo tiempo, y que estas sean procesadas de la misma manera. Sin esta capacidad de Multiprocesamiento, paralelismo si queremos decirle, no estaríamos obteniendo el potencial completo de la velocidad.
La implementación de Factura electrónica involucra varias decisiones y transformaciones a nivel empresarial, dentro de ellos el factor tecnológico, el cual no se puede dejar al azar o eliminar a la ligera por temas de costos. Esta decisión tecnológica es una decisión fundamental, ya que diferencia una implementación exitosa de una fallida.
