Del tiquete POS a la Factura electrónica
De acuerdo a la DIAN a partir del pasado 1 de noviembre de 2020 la factura en modalidad POS dejó de ser soporte para costos, gastos, e impuestos descontables. Y aunque el sistema POS, sigue siendo utilizada por diferentes negocios como tiendas, mercados de grandes superficies, restaurantes, cines, parqueaderos, almacenes de cadena, y entre otros, ya es obligatorio en Colombia la expedición de factura electrónica para toda persona natural o jurídica que enajene bienes o servicios dentro del territorio nacional, y cumpla con las condiciones estipuladas por la ley.
De acuerdo a la Dian con el documento POS no habrá validez en caso de que el cliente necesite descontarse el IVA, el costo o el gasto de esa compra. Es decir que a la fecha el único documento válido para descontar impuestos, costos y gastos es la factura electrónica.
Cabe mencionar, el artículo de la Resolución 001092 emitida por la Dian el 1 de julio de 2022; Artículo 1. Monto máximo aplicable para la expedición del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. A partir de la entrada en vigencia del calendario establecido en el artículo 2 de la presente resolución, la expedición del documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no podrá superar el monto máximo de cinco (5) UVT, sin incluir el importe de ningún impuesto, por cada operación de venta y/o prestación de servicio.
Lo anterior, sin perjuicio de que el adquirente del bien y/o del servicio exija la expedición de la factura electrónica de venta, al respectivo sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente.
Según dicha entidad estos son los 9 beneficios de la facturación electrónica:
- Según estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT, es más económico facturar electrónicamente que por las modalidades tradicionales de facturación. El Ahorro puede representar hasta un 80% de los gastos frente a la gestión de facturas en papel.
- La automatización en la recepción de las facturas a través de procesos electrónicos y digitales, genera ahorro en tiempos de procesamiento, registro contable, tesorería y consulta de información.
- Favorece las relaciones comerciales al reducir costos de envío y recepción de facturas, así como facilita el seguimiento del estado de las facturas electrónicas como: recepción, rechazo o aceptación; brinda la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes en tiempo real.
- Simplifica los trámites internos en las empresas, principalmente generación, recepción, contabilidad, gestión documental, comercial y compras; de manera amable permite la recuperación de información al estar siempre disponible en línea, en formato electrónico, validada previamente por la DIAN y como soporte adecuado.
- La Factura Electrónica previamente a su entrega es validad por la DIAN en tiempo real, lo que garantiza que la factura cumple con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, tanto para el facturador como para sus clientes.
- Es un documento que puede ser objeto de factoring, para financiar al empresario a bajos costos.
- Facilita que la DIAN implemente mejores servicios para los contribuyentes como devoluciones automáticas de impuestos.
- Es amigable con el medio ambiente, al disminuir el uso del papel.
- Mejora el comercio exterior del país con los países que ya dieron el salto a la factura electrónica.
Si la empresa que vende el bien o servicio no cuenta con un sistema de facturación electrónica, deberá emitirla escogiendo una de las tres modalidades permitidas por la DIAN.
- Portal Gratuito: podrá hacer uso del portal gratuito de la DIAN para emitir el documento electrónico al cliente.
- Proveedor Tecnológico: reporte de la factura electrónica a través de otra empresa que está habilitada por la DIAN para prestar este servicio.
- Software Propio: reporte de la factura electrónica directamente desde un sistema de facturación que tenga la empresa. Sin hacer uso de terceros para cumplir con el requisito.
Cada primero de enero a partir del año gravable 2024, los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que opten por expedir el documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberán ajustar el valor de la UVT aplicable para cumplir con la limitación de los cinco (5) UVT en la expedición de cada tiquete.
Saphety ya cuenta con soluciones y servicios para la adopción de este tipo de documentos electrónicos, bajo una amplia cartera de clientes a nivel global y local, ofreciendo planes de facturación y nómina electrónica desde $150.000 con vigencia de 2 años.
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