Facturación, Nómina y Documento Equivalente Electrónico

Cumplido el tiempo de implementación del calendario obligatorio de facturación electrónica en Colombia anunciado por la DIAN, el proceso de masificación se consolida en el país.

El artículo 615 del Estatuto Tributario -ET- señala que, para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar la copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de impuestos administrados por la DIAN.

Si aún no lo ha hecho, con nosotros podrá transformar esta necesidad de cumplimiento legal en una oportunidad efectiva, tener más eficiencia en su negocio y garantizar un ahorro de costos en el proceso actual de su empresa. Contáctenos.

Factura Electrónica

El gobierno sigue impulsando la masificación del uso de la facturación electrónica, con el fin de aumentar la eficiencia y competitividad de las empresas colombianas.

Para esto, la entidad reguladora puso en marcha el nuevo calendario para cumplir con la obligatoriedad del uso de la factura electrónica. De acuerdo a las definiciones realizadas por la DIAN, el proceso contempla las fases de la facturación electrónica:

Habilitación

Es un procedimiento desarrollado en el servicio informático electrónico de validación previa la DIAN. Este requiere ser realizado antes de la fecha máxima para iniciar la expedición de factura electrónica.

Generación

Consiste en estructurar la información que contendrá la factura electrónica, de acuerdo con los requisitos mencionados en el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020.

Transmisión

Consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica a la DIAN, para su respectiva validación.

Validación

Esta tiene como alcance verificar el cumplimiento de los requisitos de la factura electrónica conforme a lo establecido en el anexo técnico.

Expedición

El deber formal de facturar electrónicamente se entiende cumplido cuando la respectiva factura es entregada al adquiriente.

Entrega a la DIAN

Nosotros garantizamos que los documentos emitidos en nuestra plataforma son enviados a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas después de su generación.

Nómina Electrónica

En la pasada resolución 000013 de febrero 11 de 2021 emitida por la DIAN se establecen las condiciones y calendarios de obligatoriedad para incorporar el proceso del documento soporte de Pago de nómina electrónica reportada al la DIAN para su validación. Estas son las fases de la nómina electrónica:

Habilitación

Elaboración y generación

Procesos que se describen en el artículo 10 de la citada resolución. Se debe generar 1 documento de nómina electrónica por empleado por mes. Este es un documento tipo XML, el cual debe ser firmado y al cual se le genera un código único llamado CUNE.

Transmisión

Es el proceso mediante el cual se transmite el documento de nómina electrónica a los servicios informáticos de la DIAN. Este proceso se describe en el artículo 12 de la resolución 000013 de febrero 11 de 2021.

Validación

Es el proceso mediante el cual la DIAN valida cada documento nómina electrónica de acuerdo al anexo técnico expuesto en la resolución 000013 de 11 de febrero de 2021 y al artículo 15 de dicha resolución.

Conservación

Obligación que tiene el objeto que emite la nómina electrónica de conservar los documentos, conforme al artículo 23 de la resolución 000013 de febrero 11 de 2021 y al artículo 632 del estatuto tributario, esto es 5 años a partir del 1ro de enero del año siguiente a la generación del documento de nómina electrónica.

Entrega a la DIAN

Nosotros garantizamos que los documentos emitidos en nuestra plataforma son enviados a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas después de su generación.

Beneficios

Mediante la adopción de nuestra solución no solo va a ser compatible con la DIAN, sino que también tendrá beneficios inmediatos y medibles en su negocio.

Reducción de costos

El proceso electrónico es rápido, reduce errores y elimina el uso de papel. Adicionalmente genera ahorro en gastos de envío, reduce pagos fallidos e intereses de mora, mejorando asi la relación con los clientes.

Automatización de los procesos

Aumento de la eficiencia en los procesos de recepción de facturas de proveedores, disminuyendo los errores de procesamiento y validación.

Incremento de la eficiencia

Mejoramiento de la relación con los socios de negocio (clientes y proveedores), a través del intercambio eficiente, seguro y estandarizado de documentos electrónicos.

Testimonios

Paola Camargo

Gerente General, SOA Consulting

soaconsultingonline.com

“Apuntamos a ofrecer la solución de facturación electrónica a los sectores como el financiero, asegurador, hotelero, retail en donde se encuentran nuestros principales clientes, y que mejor aliado que Saphety, una compañía con gran trayectoria y reconocimiento internacional, que ofrece soluciones a la medida de cada necesidad”.

Dora Cardona

Directora General, Ofima

ofima.com

"Esta alianza con Saphety representa contar con un proveedor que cubra las necesidades de facturación electrónica a nuestros clientes con precios acordes a la competencia, y poner al servicio de estos una plataforma sencilla, práctica y que se integre fácilmente con los otros sistemas que ofrecemos”.

Juliet Espinosa

Gerente de Estándares, Logyca

logyca.com

"Logyca logró una salida exitosa en la implementación de facturación electrónica, gracias al apoyo que el equipo de Saphety brindó a la organización, a través de un soporte oportuno y una plataforma amigable, que nos ha permitido afrontar este nuevo reto con agilidad y reducir brechas en los procesos de aceptación de facturas por parte de nuestros clientes”.