Elegir bien entre los distintos paquetes de facturación electrónica que existen en el mercado colombiano puede ahorrarte dinero, dolores de cabeza operativos e incluso sanciones de la DIAN.
Y es que no todos los paquetes son iguales: varían en cantidad de documentos, vigencia, soporte y qué tan preparado está el proveedor para las exigencias técnicas actuales. Aquí te explicamos qué debes revisar antes de contratar uno
6 criterios para elegir bien un paquete de facturación electrónica
Lo primero que debes saber es que no existe un paquete «estándar» para todas las empresas. El correcto depende del volumen de operaciones, del tipo de documentos que necesitas emitir (factura de venta, documento soporte, nómina electrónica) y del nivel de acompañamiento técnico que requiere tu equipo contable o de TI.
Ahora bien, antes de comparar precios, conviene revisar estos seis puntos. Son los que realmente determinan si un paquete se ajusta a tu operación o si terminarás pagando por algo que no necesitas o, peor, quedándote corto de documentos a mitad de mes.
1. Volumen de documentos incluidos
Revisa cuántas facturas, notas crédito y notas débito incluye el paquete, y compáralo con tu promedio mensual real de operaciones.
Un volumen mal calculado es la causa más común de sobrecostos: si superas el tope incluido, la mayoría de proveedores cobra por documento adicional, y esos excedentes pueden encarecer el plan más que si hubieras contratado uno superior desde el inicio.
Nuestros planes de facturación ilustran bien esta lógica de escalamiento por volumen:
- Plan Básico incluye 100 documentos enviados o recibidos por un valor de $150.000
- Plan Estándar sube a 1.000 documentos por $720.000
- Plan Avanzado llega a 2.000 documentos por $1.200.000.
Los planes de nómina electrónica siguen la misma estructura de precios, pero contando reportes en lugar de facturas.
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2. Vigencia del paquete
Los paquetes pueden venderse por mes, por año o por bolsa de documentos sin fecha de vencimiento. Antes de contratar, confirma si los documentos no usados se acumulan para el siguiente período o si se pierden al cierre del ciclo. Esto cambia bastante el costo real según tu estacionalidad de facturación.
En Saphety, los planes Básico y Estándar tienen vigencia de emisión y recepción por 1 año, mientras que el plan Avanzado extiende esa vigencia a 2 años, algo a tener en cuenta si tu empresa prefiere no renovar el paquete cada 12 meses.
3. Qué incluye exactamente el plan
No todos los paquetes cubren los mismos documentos electrónicos. Verifica si el plan incluye únicamente la factura electrónica de venta o si también contempla el documento soporte, el documento equivalente POS electrónico y la nómina electrónica, ya que cada uno responde a una obligación distinta ante la DIAN.
4. Certificado digital
La firma del documento electrónico requiere un certificado digital vigente. Algunos proveedores lo incluyen dentro del paquete; otros lo cobran aparte o exigen que lo gestiones con una entidad certificadora externa. Pregunta explícitamente si el certificado está incluido y por cuánto tiempo es válido.
En nuestro caso, todos los paquetes de facturación y de nómina, en sus tres niveles, incluyen la firma electrónica exclusiva para emisión dentro del precio del plan, sin costo adicional por separado.
5. Soporte técnico y funcional
La normativa de facturación electrónica cambia con frecuencia y los errores de validación son comunes, sobre todo en inconsistencias de tarifas de IVA o datos del adquirente. Un buen paquete debe incluir soporte para resolver rechazos de documentos y dudas normativas, no solo acceso a la plataforma.
Los planes de Saphety incluyen asesoría en habilitación y emisión, y en el caso de los planes de nómina, además, soporte vía ticket. El número de usuarios también escala con el plan: 1 usuario en el Básico, 3 en el Estándar y 5 en el Avanzado, lo que conviene revisar si varias personas de tu equipo necesitan acceso a la plataforma.
6. Que el proveedor esté autorizado por la DIAN
Contratar un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN es la única forma de garantizar que tus documentos tengan validez legal. Si ya tienes un proveedor pero notas fallas recurrentes, te puede interesar leer qué hacer si tu proveedor tecnológico está fallando y, si decides cambiarte, cómo hacerlo sin frenar tu operación.
La DIAN ha precisado que, sin importar si el software es propio, adquirido o prestado por un tercero, debe superar el proceso de habilitación en el ambiente de producción y cumplir los anexos técnicos vigentes para que la factura sea válida.
Esto aplica tanto a desarrollos propios como a soluciones adquiridas a través de un proveedor tecnológico, que en cualquier caso deben garantizar interoperabilidad, seguridad y cumplimiento de los anexos técnicos vigentes como condición para la validez de la facturación electrónica.
¿Cuánto vale la facturación electrónica en Colombia?
El costo de un software de facturación electrónica varía según el volumen de documentos, el número de módulos contratados (factura, nómina, documento soporte) y si el certificado digital va incluido.
Es importante recordar que la DIAN ofrece un servicio de facturación gratuito, pensado principalmente para contribuyentes de bajo volumen y para quienes están cerca de los topes que definen la obligatoriedad de facturar electrónicamente.
Sin embargo, a medida que una empresa crece, suele necesitar funcionalidades que ese servicio gratuito no cubre: integración con el sistema contable, automatización de procesos, soporte dedicado y capacidad de manejar mayores volúmenes sin fricción operativa.
Elige tu paquete con la información correcta
Elegir un paquete de facturación electrónica no debería ser una decisión apurada por el precio más bajo. Revisar el volumen de documentos, la vigencia, qué incluye realmente el plan, el certificado digital, el soporte y, sobre todo, que el proveedor esté autorizado por la DIAN te protege de sanciones, rechazos de documentos y sobrecostos a futuro.
En Sovos Saphety, como proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, ofrecemos planes adaptados al volumen y necesidades de cada empresa, con soporte técnico y acompañamiento normativo incluido. Conoce acá nuestros planes.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un paquete de facturación electrónica y el servicio gratuito de la DIAN?
El servicio gratuito de la DIAN permite emitir facturas sin costo, pero con funcionalidades limitadas y sin integración con sistemas contables. Un paquete de un proveedor tecnológico, como los de Saphety, ofrece automatización, soporte dedicado, asesoría en habilitación y mayor capacidad de documentos.
¿Puedo cambiar de paquete si mi volumen de facturación aumenta?
Sí. En Saphety puedes pasar de un plan Básico (100 documentos) a uno Estándar (1.000) o Avanzado (2.000) cuando tu volumen lo requiera. Es recomendable revisar con el proveedor las condiciones de actualización antes de firmar el contrato inicial.
