El proyecto de resolución expedido el diciembre pasado aún se encuentra en borrador, por lo que la entidad debe seguir realizando ajustes y su implementación será progresiva de acuerdo a un calendario estipulado por esta.
Por lo pronto, se espera hacer un piloto liderado por la DIAN, el cual Saphety se prepara para participar. De otro lado se espera que luego del análisis de las observaciones al proyecto de resolución que realice el ente gubernamental se emita la resolución definitiva.
¿Para qué sirve la Nómina Electrónica?
Sirve para soportar los gastos de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros cuando aplique.
Es un proceso similar al de la factura electrónica, aunque con unas diferencias. Respecto a las similitudes nos encontramos que se requiere validación por parte de la DIAN y se utiliza un formato de archivo estandarizado, aunque son archivos con estándares diferentes. Otra similitud es que se debe tener disponible los archivos durante un tiempo mínimo de 5 años, tal como sucede con la factura electrónica.
Sin embargo, hay diferencias como en el caso de la factura. La factura se genera en línea o en tiempos cortos, por el lado de la nómina, se reporta mensualmente a la DIAN y con un plazo máximo de hasta el día 10 del mes siguiente. Otra diferencia a destacar es que las bases de datos fuentes de la información son diferentes entre la factura y la nómina.
Una vez la DIAN emita la resolución definitiva se establecerán los calendarios de obligatoriedad dependiendo del número de empleados que tenga la empresa. En el proyecto publicado, la obligatoriedad inicia con las empresas con más de 250 empleados y así sucesivamente.
Se espera que al primer grupo de obligados se le dé como mínimo 90 días después de emitida la resolución definitiva para que inicie su proceso de emisión de la nómina electrónica.
Tal como sucede con la factura electrónica, las empresas deberán hacer los procesos en ambiente de habilitación para hacer pruebas y luego en ambiente producción una vez se surta satisfactoriamente el proceso de habilitación.
Por cada empleado se debe generar un documento electrónico mensual como soporte de pago de la nómina.
La representación gráfica del documento electrónico de nómina debe incluir un código único de nómina electrónica (CUNE).
La mejor opción para implementar la nómina electrónica es a través de un proveedor tecnológico aprobado por la DIAN. Desde Saphety nos estamos preparando para ofrecer este servicio y que cumpla con todos los requisitos exigidos por el ente gubernamental.
En el siguiente enlace puede ver el proyecto de resolución completo.
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